Como fazer controle de estoque: 7 passos

Em suma, muitas pessoas não sabem como fazer controle de estoque e não usam um software de gestão.

No entanto, hoje em dia, ter um sistema de gestão de inventário eficiente é crucial para o sucesso.

Com as crescentes exigências dos consumidores e a necessidade de interações entre empresas e clientes, é preciso enfrentar desafios na gestão do estoque.

Mas, tem como fazer controle de estoque usando softwares específicos de modo que haja até uma melhor gestão do tempo.

Afinal, a gestão do inventário é tão importante quanto o controle de ponto para pequenas empresas.

O que este artigo aborda:

• O que é um software de controle de estoque?
• Tipos de software de controle de estoque
• Vantagens de usar um software de controle de estoque
• Como fazer controle de estoque?
• Conclusão

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Fonte da imagem: Pexels

O que é um software de controle de estoque?

O software de controle de estoque é uma solução especializada concebida para lidar com as complexidades da gestão de inventário.

Um sistema de gestão de inventário de mercearias, por exemplo, responde às exigências específicas das mercearias, incluindo a gestão de produtos perecíveis e sensíveis ao tempo.

Assim, ao automatizar e centralizar os processos de controle de estoque, o software proporciona comodidade, rigor e transparência na gestão da mercearia.

Mas, é preciso que haja um treinamento para que os funcionários aprendam como fazer controle de estoque usando as ferramentas.

Tipos de software de controle de estoque

Mantendo o exemplo, as mercearias lidam com um grande volume de produtos, e manter um registo dos níveis de estoque, datas de validade e reordenamento é uma tarefa complexa.

Mas, felizmente, existem vários tipos de software de controle de estoque disponíveis para simplificar este processo.

E entendendo como fazer controle de estoque usando um software, você aprimora a sua gestão. Desta forma, veja quais são os tipos de software de controle de estoque:

• Software baseado na nuvem: este software fica em servidores remotos e é acessível através da Internet. O software baseado na nuvem é particularmente benéfico, uma vez que fornece sincronização de dados em tempo real e permite um controle de inventário centralizado;
• Software no local: ao contrário do software baseado na nuvem, o software no local é instalado diretamente nos servidores e computadores da empresa. Isto significa que todos os dados e operações são geridos internamente, sem depender de um servidor externo. O software no local oferece mais opções de controle e personalização em comparação com o software baseado na nuvem. Além disso, ele também garante que todos os dados permanecem dentro da rede da empresa, o que pode ser importante para corporações com políticas de segurança de dados rigorosas ou requisitos de conformidade;
• Aplicativos de gestão: as aplicações móveis oferecem funcionalidades como a leitura de códigos de barras, atualizações de estoque em tempo real e alertas para níveis baixos ou produtos expirados. Ainda, permitem que os funcionários acompanhem facilmente os níveis de inventário, façam ajustes e efetuem encomendas enquanto estão no piso de vendas ou no armazém. As aplicações móveis de gestão de inventário são especialmente úteis para empresas pequenas ou independentes que podem não ter profissionais dedicados à gestão de inventário ou acesso a hardware caro. Desta forma, os apps oferecem uma solução económica que pode melhorar significativamente a eficiência e a precisão na gestão do inventário.

Vantagens de usar um software de controle de estoque

Em suma, entender como fazer controle de estoque é muito importante. Mas, além disso, os softwares com este propósito são essenciais.

Afinal, quando uma empresa treina os funcionários e ensina tudo sobre sistema com este propósito, é possível notar os seguintes benefícios:

• Aumento da eficiência: uma gestão eficiente do inventário faz com que as operações fiquem mais eficientes e aumento dos lucros. Afinal, o software de gestão de inventário automatiza as tarefas de rotina, poupando tempo e esforço. Além disso, também oferece funcionalidades como faturação e pagamento abrangente, o que reduz os encargos administrativos e melhora a eficiência geral;
• Redução de custos: uma gestão eficaz do inventário elimina a necessidade de encomendar produtos desnecessários e reduz a frequência de reabastecimento. Ao otimizar os níveis de inventário, as empresas podem reduzir os custos e minimizar o desperdício;
• Controle consistente do estoque: o acompanhamento exato e atualizado do inventário é essencial para empresas. O software de gestão de inventário fornece capacidades de gestão de encomendas, permitindo que as lojas acompanhem os produtos e as encomendas desde a colocação até à entrega. Isto assegura a consistência e evita rupturas de estoque ou problemas de excesso;
• Categorização dinâmica: a categorização dinâmica é uma caraterística poderosa oferecida pelo software de gestão de inventário. Já que ele permite que as empresas atribuam artigos a categorias específicas com base na sua frequência de uso, permitindo uma gestão rápida e eficiente. E ao analisar os dados dos clientes, as lojas podem se adaptar e alterar as estratégias de categorização para satisfazer as necessidades em constante evolução;
• Evitar o excesso de produtos: o excesso de produtos é um problema caro para muitas empresas, especialmente com artigos perecíveis e sensíveis ao tempo. Assim, sabendo como fazer controle de estoque usando software de gestão de inventário, é possível ter atualizações do inventário em tempo real, alertas para produtos com pouco ou nenhum estoque e permite a reordenação eficiente.

Como fazer controle de estoque?

A seguir, veja como fazer controle de estoque:

1. Identifique os produtos do estoque: cada item do estoque deve ser devidamente identificado com informações relevantes como nome, código de barras, descrição, quantidade atual, preço de compra e de venda;
2. Defina um método de controle: existem várias formas de controlar o estoque, tais como o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) ou o método do Custo Médio. Escolha o que melhor se adapta à realidade da sua empresa;
3. Categorize os produtos: use o método ABC para categorizar os produtos de acordo com a importância de cada um. A categoria A representa os itens mais valiosos, a B itens de valor médio, e a C itens de menor valor;
4. Registre todas as entradas e saídas: acompanhe rigorosamente todas as movimentações do estoque, sejam elas entradas (compras) ou saídas (vendas ou perdas). Este passo é crucial para manter a acurácia do estoque;
5. Faça inventários periódicos: a contagem física regular dos produtos ajuda a verificar a exatidão dos dados registrados e a detectar possíveis discrepâncias ou perdas;
6. Analise e preveja a demanda: use dados históricos de vendas e informações de mercado para prever a demanda futura. Assim, você pode se preparar adequadamente e evitar excessos ou faltas;
7. Use um sistema de gestão de estoque: para facilitar todo o processo, considere o uso de um sistema de gestão de estoque. Ele automatiza muitas das tarefas manuais, economiza tempo e minimiza erros.

Conclusão

Em suma, saber como fazer controle de estoque é essencial. Mas, usar um sistema de gestão de estoque é ainda mais importante.

Afinal, um software de gestão de inventário revoluciona a forma como as empresas gerem os seus inventários.

Além disso, isso permite automatizar processos, melhorar a eficiência e fornecer um acompanhamento e categorização precisos.

Mas, é preciso treinar os funcionários para que eles entendam tudo por trás de como fazer controle de estoque.

Cabe ressaltar que adotar um software de gestão de inventário não um luxo, mas uma necessidade no mercado competitivo de hoje.

Já que ao investir nestas soluções de software, as empresas podem otimizar as suas operações, reduzir custos e aumentar o lucro.