Como otimizar os processos: 6 passos práticos

Em suma, saber como otimizar os processos é essencial, pois, aumenta a eficiência da empresa de modo geral.

Por exemplo, para que um escritório de advocacia seja mais produtivo e rentável, é preciso ter um bom gerenciamento de todas as vertentes que o englobam.

Sendo assim, a otimização do fluxo dos processos, produtividade e ótimos resultados deve ser uma busca constante na rotina de um escritório.

Então, é essencial focar na busca de novos métodos que permitem produzir mais e melhor, visando sempre a qualidade dos serviços oferecidos.

O que este artigo aborda:

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Fonte da imagem: Pexels

Como otimizar os processos?

Usando um escritório de advocacia como exemplo, otimizar processos da empresa permite melhorar a produtividade.

As principais tarefas para conseguir isso são:

  1. Planejar atividades;
  2. Ter relacionamento com o cliente;
  3. Separar os horários de trabalho e lazer;
  4. Usar ferramentas de gestão;
  5. Ter correspondentes judiciais;
  6. Definir o tempo demandado em cada tarefa.

Para se aprofundar no assunto de otimização de processos, entenda melhor sobre cada um desses pontos.

1. Planejar atividades

Para entender a necessidade de melhoria de cada processo, é essencial que o escritório tenha um bom planejamento das atividades e o estabelecimento de metas.

Além disso, os prazos dos casos devem ser considerados, afinal, existem processos que precisam cumprir o período estipulado pelo Fórum ou de algum outro órgão responsável. 

Então, para evitar transtornos para o cliente e para o escritório, uma dica é trabalhar com cronogramas, agendas e, dedicar-se à implementação de avaliações para análise de resultados.

2. Relacionamento com o cliente

Ao procurar um escritório de advocacia, cada indivíduo busca um tipo de serviço e, na maioria das vezes, eles estão ligados a algo que está gerando aborrecimentos.

Neste caso, o estabelecimento deve acolher o cliente, apoiá-lo e tomar muito cuidado em relação às datas e informações, afinal, qualquer divergência sobre esses dados poderá decepcioná-lo e, assim, fazê-lo desacreditar na competência do escritório.

Além disso, é comum os clientes quererem acompanhar o passo a passo do processo, então, cabe ao escritório mantê-los informados. As informações devem ser transmitidas de maneira clara e objetiva.

Portanto, os materiais relacionados a cada processo deverão estar organizados em pastas, facilitando o acesso a eles, transmitindo, assim, a ideia de segurança.

E a fim de realizar outras melhorias, promova a prática do feedback, afinal, ninguém melhor do que o cliente para apontar problemas que a equipe de advocacia não está conseguindo enxergar.

3. Horários de trabalho e de lazer

No processo de otimização é preciso que todos os integrantes do escritório saibam separar o horário de lazer e o horário de trabalho. Ambos são muito importantes para a execução das tarefas, e se usados indevidamente podem prejudicar a entrega e desempenho das ações.

Entenda que uma pausa de 10 ou 15 minutos para tomar um café, após ter trabalho horas seguidas, é benéfica e contribui para o empenho nas tarefas. O que não pode acontecer é o tempo dessa pausa se estender demasiadamente, afetando os prazos.

Um bom relacionamento entre os membros da equipe gera muito valor para a empresa, no entanto, para que os instantes de lazer sejam bem aproveitados, é fundamental que todos respeitem o horário do expediente.

4. Ferramentas de gestão

Para que um escritório de advocacia consiga otimizar o seu tempo, existem várias ferramentas, que podem auxiliar na execução e automação de algumas atividades.

Se a equipe desejar trabalhar em tempo real, com documentos compartilhados e salvos direto na nuvem, uma opção é utilizar o Google Drive, que é uma tecnologia de armazenamento em nuvem, utilizada em várias empresas como uma alternativa para otimizar os processos.

Além disso, a fim de realizar uma comunicação efetiva, buscando a minimização de retrabalhos e melhor distribuição das tarefas, algumas ferramentas como o Zoom, o Skype, entre outras, podem ser usadas.

Elas têm a função de permitir a troca de mensagens instantâneas e realização de videoconferências, por exemplo.

Além desses recursos, seria interessante o escritório contar com um banco de dados para armazenamento dos cadastros de clientes e de processos, mantendo, desse modo, a centralização e unificação das informações dos casos.

Inclusive, como a área de direito envolve muitas assinaturas de documentos, alguns arquivos podem ser assinados eletronicamente, então, dê preferências para softwares que realizam essa ação.

Então, não perca tempo, opte por um software jurídico e melhore os resultados do seu escritório.

5. Correspondentes judiciais

Com a expansão da globalização e evolução da tecnologia, podemos conectar com pessoas do mundo inteiro de forma rápida e prática. Devido a isso, a chance de crescimento dos escritórios está aumentando cada vez mais.

Um ponto imprescindível para a otimização de processos é autorizar a atuação do escritório em outras comarcas por meio de correspondentes judiciais. A vantagem é que, com isso, o nome do seu escritório ficaria conhecido em outras áreas sem custo de deslocamento.

6. Tempo demandado em cada tarefa

No dia a dia de um escritório de advocacia, tarefas é o que não faltam, e para que o excesso de demanda não acabe prejudicando o desempenho dos colaboradores, afetando a produtividade, é recomendável mensurar o tempo gasto em cada uma delas.

Assim, as atividades podem ser distribuídas corretamente, evitando uma sobrecarga e visando sempre o bem-estar físico e emocional do profissional.

Após todas as informações apresentadas, podemos afirmar que com o auxílio de ferramentas e a prática de algumas ações, os processos no escritório de advocacia podem ser otimizados e aperfeiçoados.

Lembre-se sempre: planejamento, organização, prazos e análises de resultados são fatores valiosíssimos para a evolução do seu negócio.

Para saber mais sobre como otimizar os processos, veja o vídeo do canal Daniel Hansaul.

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